5 استراتژی برای بهبود مهارت‌های ارتباطی مدیریتی

ارتباطات مدیریتی موثر برای هدایت تیم‌ها و بالا بردن روحیه در مواقع اختلال و عدم اطمینان – مانند الان – ضروری است. اما اگر برقراری ارتباط با کارمندان هرگز یکی از نقاط قوت شما نبوده باشد، چی؟ و اگر کارکنان شما از راه دور کار کنند، چی؟ برای بسیاری از مدیران، مطلع نگه داشتن کارمندان و ایجاد احساس حمایت در هنگام کار از راه دور در طول همه گیری کووید-19 چالش برانگیز بوده است. با این حال، تلاش برای درهم ریختن هفته‌ها و ماه‌های آینده بدون انجام اقدامی برای بهبود مهارت‌های ارتباطی مدیریتی، گزینه‌ای نیست. توانایی ارائه پیام‌های واضح – از جمله از طریق ارتباطات مجازی – به همان اندازه حیاتی خواهد بود که کسب‌وکار شما به شرایط عادی جدید بعدی و عدم اطمینان ادامه می‌یابد. شاید کل تیم شما از راه دور به کار خود ادامه دهد، یا شاید لازم باشد ترکیبی از کارمندان و پیمانکاران خارج از محل را مدیریت کنید. در هر صورت، آنها به یک جریان ثابت از اطلاعات قابل اعتماد نیاز دارند.

برای بهبود مهارت‌های ارتباطی مدیریتی خود در کوتاه مدت و قرار دادن خود در مسیر تسلط بر ارتباطات مدیریتی در طول زمان، استراتژی‌های زیر را در نظر بگیرید:

.1 بیشتر ارتباط برقرار کنید.

در دوران گذار، هیچ میزان ارتباطی زیاد نیست. یک حساب سرانگشتی خوب این است که دو تا سه برابر بیشتر با کارمندان از راه دور خود ارتباط برقرار کنید. به عنوان مثال، اگر تمرین قبلی شما هفته‌ای یک بار در صبح دوشنبه به‌روزرسانی تیم دفتر خود را به‌روزرسانی می‌کرد، فرکانس را به یک روز در میان تغییر دهید: دوشنبه، چهارشنبه و جمعه. برای تأکید بر اهمیت این بررسی‌های اضافی، تماس‌ها را به موقع نگه دارید و لغو بررسی را محدود کنید.

.2 ارتباطات مجازی را ارتقا دهید.

اگر کل تیم شما از راه دور کار می‌کند، واضح است که ارتباط مجازی مؤثر، به ویژه کنفرانس ویدیویی، ضروری است. اما همچنان که شما شروع به انتقال به کار در دفتر می‌کنید حیاتی خواهد بود. این احتمال وجود دارد که بسیاری از کارمندان حداقل بخشی از زمان در ماه‌های آینده همچنان از راه دور کار کنند. حتی زمانی که برخی از کارمندان شما به دفتر بازمی‌گردند، نمی‌توانید تلاش‌های خود را برای کمک به همه در ارتباط با هم کاهش دهید. ادامه مجازی کردن تمام جلسات کلیدی یکی از گزینه‌ها است. اگر جلسه‌ای باید در محل برگزار شود، بلافاصله کارکنان خارج از محل را در مورد هر تصمیمی که در رابطه با پروژه‌های آنها گرفته شده است، تکمیل کنید.

اکنون و با بازگشت اعضای تیم به دفتر، می‌توانید کارهای زیادی برای موفقیت ارتباطات مجازی انجام دهید. این شامل حصول اطمینان از این است که ارتباطات کارمندان توسط موانع فنی که به راحتی قابل حل هستند، مختل نمی‌شود. تا جایی که می‌توانید درباره برنامه‌های همکاری و اشتراک گذاری داده که شرکت شما استفاده می‌کند، بیاموزید. هدف خود را تبدیل به منبع پشتیبانی برای کمک به کارکنان برای عیب‌یابی در صورت بروز مشکلات باشید. و با درک بهتر این ابزارها، هنگام برقراری ارتباط با کارمندان، احساس راحتی بیشتری در استفاده از آنها خواهید داشت.

دوره آموزشی اصول و فنون مذاکره و ارتباط موثر با مشتریان

.3 شفافیت و صحبت مستقیم را بپذیرید.

در حالی که می‌تواند وسوسه‌انگیز باشد که اخبار دشوار را پوشش دهیم، این رویکرد به راحتی می‌تواند نتیجه معکوس داشته باشد. هنگام به اشتراک گذاری آخرین اطلاعات در مورد وضعیت کسب و کار تا حد امکان شفاف باشید. به حقایق پایبند باشید و از حدس و گمان خودداری کنید، حتی اگر از شما خواسته شود.

با این حال، این به معنای سنگ اندازی نیست. شما هنوز هم می‌توانید لحن مثبتی را در پاسخ‌های خود با چیزی مانند« می‌دانم که همه این سوال را دارند، اما ما هنوز نمی‌دانیم.» در عین حال، از پیشرفتی که شرکت برای تثبیت به دلیل تلاش‌های شما انجام می‌دهد، دلگرم هستیم.

.4 فعالانه و با همدلی گوش دهید.

توانایی گوش دادن فعالانه به کارمندان، نشانه یک مدیر خوب است. اگر شما کسی هستید که تمام مدت صحبت می‌کنید، نمی‌توانید هماهنگ شوید. و این حیاتی‌تر از همیشه است که اعضای تیم شما بدانند که شنیده می‌شوند و نگرانی‌ها و سوالات آنها را جدی بگیرید. تصور نکنید که دقیقاً می‌دانید کارگران شما چه احساسی دارند. آنها را به صورت جداگانه بررسی کنید، سؤال بپرسید و سپس با گوش همدلانه گوش دهید.

گوش دادن فعال به چه معناست؟ این به این معنی است که به جای اینکه در سکوت پاسخی را در حالی که با شما صحبت می‌کنند، روی حرف‌های افراد تمرکز کنید. در طول جلسات ویدیویی، به نشانه‌های غیرکلامی توجه داشته باشید. به طور خلاصه، توجه کامل خود را به طرف مقابل معطوف کنید.

.5 در دسترس باشید.

همچنین به کارمندان خود اطلاع دهید که می‌توانند به شما مراجعه کنند. یک سیاست درهای باز مجازی تنظیم کنید و خود را برای شنیدن نگرانی‌ها و ایده‌های آنها در دسترس قرار دهید. با برقراری ارتباط دو طرفه با تیم خود، به جای اینکه همیشه پیام‌ها را از بالا به پایین ارسال کنید، حس اعتماد و الهام‌بخش ایجاد می‌کنید. حمایت مستمر آنها از تلاش‌های شرکت برای مدیریت تغییرات در حال حاضر و حرکت رو به جلو می‌شوید.

منبع